Als werkgever ben je wettelijk verplicht om op een zorgvuldige manier om te gaan met verzuim van medewerkers. Dat betekent niet alleen registreren dat iemand ziek is, maar ook actief begeleiden, overleggen en samenwerken met een arbodienst. Wie de regels goed volgt, voorkomt vertraging, onduidelijkheid of financiële gevolgen. In dit artikel lees je wat er precies van je wordt verwacht.
Wat te doen bij ziekmelding
Op het moment dat een medewerker zich ziek meldt, moet je dit vastleggen en direct doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Je mag niet vragen naar de medische reden, maar je mag wel informeren naar de bereikbaarheid, de inschatting van de duur van het verzuim en of er werkzaamheden moeten worden overgenomen. Het is handig om binnen je organisatie één persoon verantwoordelijk te maken voor het contact rond verzuim, zodat het proces overzichtelijk blijft voor alle betrokkenen.
Verplichtingen vanuit de Wet verbetering poortwachter
Deze wet schrijft voor welke stappen je moet zetten in de eerste twee jaar van het verzuim. Binnen een week moet je contact opnemen met de arbodienst. Die schakelt een bedrijfsarts in voor een probleemanalyse. Uiterlijk in week acht stel je samen met je medewerker een plan van aanpak op. Dit plan werk je regelmatig bij. Je bent verplicht om je actief in te zetten voor terugkeer naar werk. Dat kan betekenen dat je tijdelijk andere taken aanbiedt, werktijden aanpast of ondersteuning regelt. Als je dit niet voldoende doet, kan het UWV beslissen dat je langer loon moet doorbetalen.
Dossiervorming en vertrouwelijkheid
Alle afspraken en stappen rondom het verzuim moeten worden vastgelegd in een verzuimdossier. Dit dossier is nodig voor de beoordeling door het UWV als iemand langdurig uitvalt. Houd er rekening mee dat medische informatie uitsluitend wordt beheerd door de bedrijfsarts en dat jij als werkgever daar geen toegang toe hebt. Wat je wel mag bijhouden zijn bijvoorbeeld gespreksverslagen, afspraken, voortgangsrapportages en documenten zoals het plan van aanpak.
Slimme ondersteuning kiezen
Je hoeft het hele proces niet alleen te doen. Er zijn tools en adviseurs die je kunnen helpen bij het opzetten en uitvoeren van verzuimbeleid. Een handige vergelijkingssite is HR Navigator, waar je verschillende arbodiensten en case-management-oplossingen naast elkaar kunt zetten. Dit helpt je bij het vinden van een partij die past bij de grootte en werkwijze van jouw organisatie.
Verzuim goed geregeld geeft rust
Door je aan de regels te houden en goed contact te houden met je medewerker, bouw je aan vertrouwen en voorkom je extra problemen. Zorg dat je weet welke stappen wanneer nodig zijn, werk samen met een arboprofessional en houd het overzicht in de administratie. Daarmee voldoe je aan de verplichtingen én werk je aan herstel op een manier die voor iedereen werkbaar is.